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会议服务:

会议策划

一、会议策划的准备工作

  优良的会议策划是完满举办会议的前提。完整的会议策划是一个节奏分明、条理清楚、面面俱到的完美计划。只有通过专业的会议策划和充分准备的会议、展览才能取得预期效果。

  1. 会前准备: 会场选定,议程安排,报名处理,翻译服务,纪念品制作,传媒连系,新闻 稿撰写,记者会安排,文宣印制,资料分发,人力支持

  2. 办理报到: 确认手续,机场接受,住宿分配,膳食安排

  3. 会议进行: 开/闭幕活动,接待事务,名人演讲与专题讨论,视听器材,大会司仪,酒 宴茶点,同步翻译

  4. 财物管理: 大会预算,财务报表,会期中之财管人力支持

  5. 交通: 会议前/后之食宿与旅游,机位之预订与确认,全程之交通服务,

  6. 旅游会后之参观、游览与休闲活动 。

  一次成功的旅游考察最整个会议的效果又岂止点睛之笔,除了给您和您的朋友一个放松和调节的时间,而这良好和热烈的氛围之下,又怎能不再结识多一些朋友、给您的事业创造新的机遇和意想不到的惊喜呢。只要您开口,我们就为您贴身打造合适的线路和报价。景点景区、旅游空调用车、旅游保险、优秀导游服务 ,一应俱全。

二、会议策划的实施工作

  会议策划是会议的生命力所在,独具匠心的会议策划是会议成功的前提。会议策划包括:主题择定、模式定位、议程安排、组织协调、公关关系、媒体报道。富有创意、令人称绝是我们努力的方向。从会议环境、会议布置到大型展览都能显示出独特的格调、非凡的品位,充分诠释会议的宗旨是客户的意图。别出心裁、引人注目方能使会展活动引人入胜。
  
   好的会议策划实际已成功了一半,包括会场预约、酒店预订、负责会场的布局和会议所需设备安装与调控、广告礼品设计制作、礼仪接待、参会者的接送和餐饮、会间及会后相关活动的安排等。
  
   会场预约  
  
   我们将根据你的需要,为您具体分析各种情况作出最完美的策划;我们将根据会议的级别,为您选择会议举办地;我们将根据会议对周边环境的要求,为您确定具体举办地点;我们将根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前为您预约。
  
   负责会场的布局,设备安装调试
  
   我们将根据会议的具体情况,为您设计并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节;我们将根据您的需要,为您提供会议所需要的所有设备,并提前安放在指定位置;我们将根据您的需要,提前为您调试好设备,并进行演练,确保会议的顺利进行。
  
   印刷材料的设计制作
  
   我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;我们将根据会议的具体需求,设计印刷品的样式、内容、选择图案;我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;我们将根据您的需要,提前把印刷品送到会场或指定位置。
  
   参会者的接送
  
   我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员,把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。
  
   参会者的餐饮
  
   我们将根据参会人员的喜好,为您预定各种形式的餐会:西餐、中餐、自助餐、宴会等等;我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点,为您推荐不同的用餐地点。
  
   参会者业余时间的安排
  
   我们将根据参会人员的喜好,为您设计不同的休闲方式;我们可以为您设计专门的旅游线路,方便您的出行;我们将为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施,供你选择。

三、现代的会议策划人

   现代的会议策划人每年要花去几千小时进行策划活动,从简单的培训会到涉及几千个与会者和几百个参展人员的大型会展不等。这是一个令人激动的、丰富多彩的和不断发展着的职业。

  据《会议》杂志进行的一项调查显示,现代会议策划人有以下典型特征:

  l、男性(54%为男性,女性占46%);

  2、与大约11个同事共事于同一个部门;

  3、有8年的业内工作经验;

  4、年薪52400美元(工资20000美元到90000美元不等,或者更多)

  会议策划人主要职责包括预算、挑选会址、与饭店和航空公司以及卖主进行谈判、制定活动计划和贸易展览计划、确定餐饮品种、实施饭店及陆地交通的组织工作、进行会后总结,包括向参会人员进行调查并对每项活动所牵扯的接待设施和服务进行评估。

  为获得最佳市场条件,许多会议策划人同时附属于几家专业协会。对其专业而言,以下技术最为有用:杰出的口笔头沟通能力和组织能力、领导素质、灵活性、应对压力的能力。

四、浅谈中小型会议策划
   会议,故名思义“会而议”,而会议策划则为“会而备”,下面就我个人会议策划的经验与心得浅作探讨,借鉴给大家,共享会议策划资源.

  会议筹备:会议筹备前期应该先罗列出会议筹备时需要做的工作。像明确会议宗旨、落实会议主题、会议名称、会议时间、地点及参会代表,包括会场的确定、经费的谈判等许多工作。而这些工作,光靠一个人是很难完成的,所以必须成立临时会议筹备小组。

筹备组大致由以下成员组成:筹备组组长、后勤处、秘书处。组长负责全过程的协调、安排工作。后勤处负责联系各种会议所需的备品,包括联系会场、摄影、投影及会议礼品、水果、鲜花等准备工作。秘书处负责的工作是整个会议的软件部分,包括起草各种文档、接待、协调等工作,是至关重要的。会议必备文件有以下几个:《会议通知》、《嘉宾证(出席证)》、《会议服务指南》、《会议议程》、《会议注意事项》、《参会嘉宾通讯录》、《筹备组通讯录》等。《会议通知》、《嘉宾证(出席证)》在会议召开一周前寄给参会人员,凭证出席,剩下的统一用会议文件袋装好,备于会议前发给每个参会人员一份。

需要强调的是《会议服务指南》中须注明会议宗旨、会议时间、地点、参会人员名单及会场内情况的简单介绍,最好附上一份会场地图,便于参会人员了解会场情况;《会议议程》中包括整个会议的名称、主题、时间安排、发言先后次序及发言主题、主办单位与协办单位等;《会议注意事项》主要是强调会议议题及宗旨,避免跑题、避免会场秩序混乱。

开会前的两小时内筹备组必须布置好会议现场,一般中小型的会议现场布置要注意以下几个方面:

  1、宾客姓名标签的摆放

现在较为流行的是圆桌会议,因为这样宾客不分主次、先后;但是如果正好会场没有圆桌会议室怎么办?那就只好选择长型的,长型会议桌则一定要按宾客的身份、主次把顺序安排好,在这方面多用些心,这个是至关重要的,一般会议主办人应坐在右前方,宾客的主角坐在对面,依次类推,当然也可灵活掌握,但一定要有利于宾客的发言,提升会议气氛。

  2、投影、扩音设备的提前布置调试

投影幕布尽量不要挡住会议室内会议主题幕布或条幅,扩音设备应于会议前1小时调试好。

  3、鲜花、水果的布置

鲜花一定要鲜艳,水果一定要新鲜、漂亮,这都是为了使沉闷的会议室增添一丝亮点。

当这一切准备工作全部到位后,或许会有提前到的嘉宾,这时一定要做好接待工作,不能让客人感到冷场,给每个与会人员发一份会议资料,包括会议文件袋、笔记本和笔。然后,当嘉宾陆续到齐后,招待各位嘉宾入位,并吩咐会场服务人员倒上茶水。

会议管理:会议管理看似简单,但实质上如果要把它做好也是得废一番苦心的。会议要讲究质量。开会手机铃声此起彼伏、抽烟耳语、迟到早退、讲话不入主题、会上不说,会后发牢骚等现象,都是会议质量不高、会风不好的典型例子。会议管理要做好须注意以下几个事项:

  1、召开会议须事先明确三个角色:会议主持、会议调度和会议记录。

会议主持起到一个主线的作用,其职责是宣布会议开始、提出会议议题、把握会议时间、执行会议制度、总结会议内容、跟踪会议结果。

会议调度,起到把握整个会议主题,以防跑题的作用。一般由与会者中职位最高者担任,负责控制会场秩序、紧扣议题议论、指定发言人、总结会议优劣。

会议记录,详细记录会议的要点和细节,准备会议纪要,以便于会后做出客观的会议评估。起到一个支持的作用,负责准确记录会议的要点并发放会议纪要,最后确认执行人及完成时间。

  2、制定会议纪律并严格遵守。这个在给每个人发的会议材料中的《会议注意事项》里面就要写明,诸如,进入会场前把手机调至振动或关机,这一点在与会者进入会场前也要提醒一下。

  3、主持人、调度人利用各种方法使会议紧扣主题,提升会议气氛,使与会的每一个人都敢于说、参于说,从而达到预期的效果。大家都缄口沉默对会议本身来说不是好事情,只有让每个于会者都围绕话题说出真正想说的,真正有价值的才达到了会议的最高境界。

  会议追踪:会议组织者除了通知、组织会议外,一定要保证会上决定的会议目标、工作任务得到全面贯彻。与会者在会上在充分讨论一个事情后,必须马上决定此事的负责人、需要协调的部门以及完成时间。最后会议跟踪、监督工作更是不容忽视。只有监督将会议议项完成了,会议才真正结束了。

五、 会议策划及实施基本内容和流程
   会议策划就是根据你的需要,为您具体分析各种情况作出最完美的会议策划;根据会议的级别,为您选择会议举办地;根据会议对周边环境的要求,为您确定具体举办地点;根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前为您预约。
   负责会场的布局,设备安装调试
   根据会议的具体情况,为您设计并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节;根据您的需要,为您提供会议所需要的所有设备,并提前安放在指定位置;根据您的需要,提前为您调试好设备,并进行演练,确保会议的顺利进行
   印刷材料的设计制作
为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;根据会议的具体需求,设计印刷品的样式、内容、选择图案;会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;我根据您的需要,提前把印刷品送到会场或指定位置.
1、 策划
   会议策划是会议的生命力所在,独具匠心的会议策划是会议成功的前提。策划包括:主题择定、模式定位、议程安排、组织协调、公关关系、媒体报道。
  
2、 设计
   别出心裁、引人注目方能使会展和大型文化体育活动引人入胜。富有创意、令人称绝是我们努力的方向。从会议环境、会议布置到大型展览都能显示出独特的格调、非凡的品位,充分诠释会议的宗旨是客户的意图。
  
3、 设备
   同声传译、多媒体、宽带网、移动通讯。
  
4、 宣传
   会议的目的是制造影响,发挥广告难以发挥的作用。会议效应在一定程度上就是媒体效应。有效组织媒体对会议进行颇具影响力的宣传报道是本公司区别于其他同行的显著特点之一。